Aspekty prawne pracy zdalnej i zatrudniania cudzoziemców w Polsce (2025)

23.07.2025

• 1. Praca zdalna w polskim prawie pracy
• 2. Praca zdalna cudzoziemców – aspekty prawne
• 3. Zmiany od 2025 roku w zatrudnianiu cudzoziemców
• 4. Praktyczne zalecenia dla pracodawców
• 5. Podsumowanie
• napisz do naszego prawnika, aby uzyskać szczegółowe informacje

Od kilku lat obserwujemy rosnącą popularność pracy zdalnej oraz coraz większe zainteresowanie zatrudnianiem cudzoziemców przez polskich pracodawców, w tym startupy i firmy technologiczne. Zmiany prawne wprowadzane w ostatnich latach, zwłaszcza w 2023 i 2025 roku, mają kluczowe znaczenie dla organizacji, które korzystają z tych modeli zatrudnienia. Poniżej przedstawiamy aktualny stan prawny oraz nadchodzące zmiany w tym zakresie.

1. Praca zdalna w polskim prawie pracy

Od 7 kwietnia 2023 r. praca zdalna została wprost uregulowana w Kodeksie pracy. Nowelizacja definiuje ją jako wykonywanie obowiązków zawodowych w całości lub części poza siedzibą pracodawcy, z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. Praca zdalna może być uzgodniona w umowie o pracę lub w odrębnym porozumieniu, a także – w określonych sytuacjach – polecona przez pracodawcę.

Pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi niezbędny sprzęt i materiały lub wypłacić ekwiwalent pieniężny. Przepisy przewidują również obowiązek określenia zasad zwrotu kosztów energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, wykorzystywanych w trakcie pracy zdalnej.

Ustawodawca przyznał też określonym grupom pracowników (np. kobietom w ciąży, osobom opiekującym się dziećmi lub osobami z niepełnosprawnościami) prawo do wykonywania pracy zdalnej, o ile charakter pracy na to pozwala.

2. Praca zdalna cudzoziemców – aspekty prawne

W przypadku cudzoziemców należy rozróżnić dwa scenariusze: pracę wykonywaną z terytorium Polski oraz pracę zdalną wykonywaną z zagranicy na rzecz polskiego podmiotu.

a) Praca zdalna wykonywana z terytorium Polski

Cudzoziemcy spoza Unii Europejskiej, wykonujący pracę zdalną z Polski, muszą posiadać odpowiednie zezwolenie na pracę lub zarejestrowane oświadczenie o powierzeniu pracy, nawet jeśli nie pojawiają się w siedzibie pracodawcy. Praca zdalna nie zwalnia z obowiązku legalizacji zatrudnienia.

b) Praca zdalna wykonywana z zagranicy

W przypadku gdy cudzoziemiec wykonuje pracę zdalną spoza Polski (np. z rodzinnego kraju), nie jest wymagane zezwolenie na pracę w Polsce. Niemniej jednak taka sytuacja może wiązać się z obowiązkami podatkowymi i składkowymi w kraju, w którym praca jest faktycznie wykonywana. W szczególności może dojść do powstania zakładu podatkowego lub obowiązku odprowadzania lokalnych składek ubezpieczeniowych.

3. Zmiany od 2025 roku w zatrudnianiu cudzoziemców

Rok 2025 przynosi istotne zmiany w procedurach zatrudniania cudzoziemców. Wśród najważniejszych warto wskazać:

a) Digitalizacja procesów

Wprowadzono obowiązek korzystania z Modułu Obsługi Spraw (MOS) w formie elektronicznej, co ma przyspieszyć proces legalizacji pracy i pobytu. Pracodawcy muszą przygotować się na cyfrową obsługę większości procedur administracyjnych.

b) Obowiązek zgłaszania umów

Od 1 sierpnia 2025 r. pracodawcy będą zobowiązani do przesyłania kopii zawartej umowy z cudzoziemcem w terminie 7 dni od jej podpisania. Brak zgłoszenia może skutkować sankcjami administracyjnymi, a nawet cofnięciem udzielonego zezwolenia.

c) Obowiązek pisemnej formy umowy

Wszystkie umowy zawierane z cudzoziemcami – zarówno o pracę, jak i cywilnoprawne – muszą mieć formę pisemną. Umowa powinna być sporządzona w języku zrozumiałym dla cudzoziemca, a jeśli umowa została sporządzona wyłącznie w języku obcym to pracodawca powinien dokonać jej tłumaczenia na język polski przez tłumacza przysięgłego.

d) Promowanie umowy o pracę jako standardu

Trwają również prace legislacyjne zmierzające do ograniczenia możliwości zatrudniania cudzoziemców na podstawie umów cywilnoprawnych. W przyszłości standardem ma stać się umowa o pracę, z wyjątkiem prac sezonowych lub szczególnych przypadków.

4. Praktyczne zalecenia dla pracodawców

W związku z powyższym, przedsiębiorcy zatrudniający cudzoziemców – zwłaszcza w trybie zdalnym – powinni:

• przygotować odpowiednie procedury wewnętrzne dotyczące pracy zdalnej, w tym wzory umów i regulaminów;
• zidentyfikować miejsce faktycznego wykonywania pracy przez cudzoziemca oraz obowiązki podatkowe i ubezpieczeniowe z tym związane;
• zadbać o zgodność umów z wymaganiami formalnymi, w tym zapewnienie ich tłumaczenia;
• korzystać z systemu MOS do zgłaszania umów i wniosków o legalizację pobytu i pracy;
• monitorować zmiany legislacyjne i reagować na bieżąco na nowe obowiązki administracyjne.

5. Podsumowanie

Praca zdalna i zatrudnianie cudzoziemców stają się coraz bardziej powszechne i dostępne, jednak wymagają dużej ostrożności i bieżącej analizy zmieniających się przepisów.

Szczególnie w kontekście międzynarodowym, nieprawidłowości w zakresie legalizacji pracy, podatków czy ubezpieczeń mogą prowadzić do poważnych konsekwencji – zarówno finansowych, jak i organizacyjnych. Dlatego warto już teraz wdrożyć wewnętrzne procedury i narzędzia, które zapewnią pełną zgodność z prawem.
 

Autor: Aleksander Skirpan

---

Szanowni dziennikarze, wykorzystanie materiałów ze strony REVERA w publikacjach jest możliwe tylko po naszej pisemnej zgody.