Jak założyć spółkę w Polsce: Praktyczny przewodnik dla przedsiębiorców

06.06.2025

• Rodzaje spółek w Polsce
• Wskazówki dla zagranicznych przedsiębiorców
• Najczęstszy wybór
• Rejestracja spółki – dwie ścieżki
• Dokumenty potrzebne do rejestracji
• Rejestracja w urzędach – co dzieje się po KRS?
• Jak REVERA może Ci pomóc?
• Chcesz założyć spółkę w Polsce?
• Napisz do naszego prawnika, aby dowiedzieć się więcej

Założenie spółki w Polsce to dla wielu przedsiębiorców – zarówno z Polski, jak i z zagranicy – pierwszy krok do zbudowania stabilnego, skalowalnego biznesu na rynku Unii Europejskiej. Polski system prawny oferuje dużą elastyczność przy zakładaniu spółek, dostęp do funduszy UE, szybkie procedury rejestracyjne i coraz większą otwartość na inwestorów.

W tym przewodniku pokazujemy, jak krok po kroku założyć spółkę w Polsce – od wyboru formy prawnej, przez rejestrację, aż po kwestie praktyczne, również dla osób spoza Polski.

Rodzaje spółek w Polsce

Polskie prawo przewiduje kilka form prowadzenia działalności gospodarczej w ramach spółek – różnią się one zakresem odpowiedzialności wspólników, wymogami rejestracyjnymi oraz możliwościami pozyskiwania kapitału. Spółki w Polsce dzielą się na dwie główne kategorie:

Spółki osobowe:

• Spółka jawna (sp.j.) – prosta struktura, wspólnicy odpowiadają całym majątkiem;
• Spółka partnerska (sp.p.) – dla wolnych zawodów (np. lekarzy, adwokatów, architektów);
• Spółka komandytowa (sp.k.) – jedna osoba zarządza i odpowiada, druga wnosi kapitał i ponosi odpowiedzialność do wkładu;
• Spółka komandytowo-akcyjna (S.K.A.) – głównie do celów inwestycyjnych.

Spółki kapitałowe:

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) – najczęstsza forma dla startupów, firm usługowych i inwestorów, wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania spółki;
• Prosta spółka akcyjna (P.S.A.) – nowoczesna forma, możliwa rejestracja nawet przy 1 zł kapitału;
• Spółka akcyjna (S.A.) – dla dużych podmiotów, np. planujących wejście na giełdę.

Wskazówki dla zagranicznych przedsiębiorców

Jeśli jesteś osobą fizyczną lub firmą z zagranicy i chcesz założyć spółkę w Polsce, pamiętaj o kilku kluczowych sprawach:

Tożsamość – osoby fizyczne

Nie masz PESEL-u ani profilu zaufanego? Nadal możesz założyć spółkę, ale:

• musisz poświadczyć tożsamość notarialnie w swoim kraju,
• dokument musi być przetłumaczony na język polski przez tłumacza przysięgłego,
• w większości przypadków wymagane jest również apostille lub legalizacja dokumentu.

Spółki zagraniczne jako wspólnicy

Jeżeli spółkę w Polsce zakłada zagraniczna osoba prawna, musisz przygotować

• aktualny odpis z rejestru handlowego (np. z rejestru spółek w kraju założenia),
• dokumenty potwierdzające sposób reprezentacji (kto może podpisywać dokumenty w imieniu spółki),
• pełnomocnictwo dla osoby reprezentującej spółkę w Polsce, jeśli nie działa bezpośrednio zarząd,
• ewentualnie umowę spółki.

Wszystkie te dokumenty również muszą być

• poświadczone notarialnie w swoim kraju,
• przetłumaczone na język polski przez tłumacza przysięgłego,
• często również opatrzone apostille (lub legalizowane, jeśli kraj nie należy do Konwencji Haskiej).

Najczęstszy wybór

Dobór właściwej formy prawnej to jedna z kluczowych decyzji na etapie zakładania firmy w Polsce. Powinien uwzględniać m.in. profil działalności, liczbę wspólników, poziom ryzyka, planowany model finansowania oraz cele rozwojowe.

• Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) to najczęściej wybierana forma prowadzenia działalności w Polsce. Łączy prostą strukturę z ograniczoną odpowiedzialnością wspólników, niskim kapitałem zakładowym (min. 5.000 zł) i dużą elastycznością w zakresie zarządzania. Sprawdza się w firmach usługowych, e-commerce, IT, a także jako wehikuł inwestycyjny lub holdingowy.
• Spółka akcyjna (S.A.) to bardziej sformalizowana struktura przeznaczona głównie dla większych podmiotów, które planują emisję akcji, wejście na giełdę lub pozyskanie inwestorów instytucjonalnych. Wymaga wyższego kapitału zakładowego (min. 100.000 zł), pełnej księgowości i podwójnej struktury zarządczej (zarząd + rada nadzorcza).

Rejestracja spółki – dwie ścieżki

W Polsce możliwe są dwa sposoby rejestracji– w systemie online S24 lub w formie tradycyjnej przed notariuszem. Wybór ścieżki zależy od stopnia skomplikowania umowy spółki, liczby wspólników oraz preferowanego tempa działania.

Online przez S24

• Wymaga podpisu elektronicznego (profil zaufany lub kwalifikowany podpis).
• Umowa spółki na gotowym wzorcu (brak możliwości modyfikacji poza określony wzór).
• Wkłady tylko pieniężne.
• Czas rejestracji: zwykle 1–3 dni robocze.

Tradycyjnie – u notariusza

• Możliwość indywidualnych zapisów w umowie spółki (np. przy inwestorze).
• Możliwe wkłady niepieniężne (np. aport IP, udziały, sprzęt).
• Czas rejestracji: ok. 7–14 dni. 

Dokumenty potrzebne do rejestracji

Zanim rozpoczniesz proces rejestracji, przygotuj niezbędne informacje i dokumenty. Ich kompletność pozwoli uniknąć opóźnień i sprawnie przejść przez procedurę.

Wymagane będą:

• Nazwa spółki – powinna być unikalna i dostępna w rejestrze KRS,
• Adres siedziby – może to być adres biura, coworkingu lub adres wirtualny,
• Dane wspólników i członków zarządu – imiona, nazwiska, adresy, PESEL lub paszporty,
• Umowa spółki – w formie wzorca (S24) lub aktu notarialnego,
• Wkłady na kapitał zakładowy – min. 5.000 zł dla sp. z o.o., 1 zł dla P.S.A.,
• Kody PKD – czyli klasyfikacja działalności gospodarczej spółki.

Rejestracja w urzędach – co dzieje się po KRS?

Po uzyskaniu wpisu spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS), część formalności odbywa się automatycznie. Twoja spółka otrzyma:

• NIP – numer identyfikacji podatkowej,
• REGON – numer statystyczny nadany przez GUS,
• Możliwość rejestracji jako podatnik VAT – rejestracja do VAT nie jest automatyczna i wymaga złożenia osobnego wniosku (VAT-R).

 Dodatkowe obowiązki po rejestracji

• Zgłoszenie beneficjenta rzeczywistego (CRBR) – należy dokonać po wpisie do KRS,
• Otwarcie firmowego rachunku bankowego – wymagane m.in. do rejestracji VAT i rozliczeń,
• Zgłoszenie do ZUS – jeśli zatrudniasz pracowników lub członkowie zarządu podlegają ubezpieczeniom,
• Rejestracja do VAT UE – jeśli planujesz sprzedaż lub zakupy wewnątrz Unii Europejskiej.

Jak REVERA może Ci pomóc?

W REVERA Polska wspieramy przedsiębiorców, inwestorów i fundusze – zarówno z Polski, jak i z zagranicy – w sprawnym zakładaniu oraz prowadzeniu spółek w Polsce. Dzięki doświadczeniu w pracy z innowacyjnym biznesem, oferujemy praktyczne, dostosowane do realiów rynkowych rozwiązania.

Zakres naszego wsparcia obejmuje:

• Doradztwo w wyborze odpowiedniej formy prawnej – z uwzględnieniem profilu działalności i planów rozwoju,
• Kompletną rejestrację spółki – w systemie S24 lub w formie aktu notarialnego,
• Obsługę formalności dla klientów zagranicznych – w tym pełnomocnictwa, dokumenty z apostille, koordynacja z notariuszem,
• Przygotowanie dokumentacji – zgodnej z wymogami prawa polskiego i strukturami międzynarodowymi,
• Stałą obsługę prawną dla nowo utworzonych spółek,
• Wsparcie w obszarach strategicznych – takich jak umowy wspólników, relacje z inwestorami, ochrona IP, inwestycje VC/PE czy umowy founderskie.

Chcesz założyć spółkę w Polsce?

Działamy sprawnie, komunikujemy się jasno i wiemy, jak ważny jest czas przy uruchamianiu działalności. Jeśli planujesz założyć spółkę w Polsce – możemy przeprowadzić Cię przez cały proces krok po kroku bez zbędnej biurokracji.

• Założenie firmy. Przewodnik po 5 jurysdykcjach

  PDF | 15 MB

Autor: Aleksander Skirpan

---

Drodzy dziennikarze, wykorzystanie materiałów ze strony internetowej REVERA w publikacjach jest możliwe wyłącznie po uzyskaniu naszej pisemnej zgody.